Umowa powierzenia przetwarzania — projekt

Strony, przedmiot i zakres

Proponowane strony: organizacja klienta jako administrator dokumentacji oraz HVADAC jako podmiot przetwarzający. Pełne dane obu stron i osoby uprawnione do ich reprezentacji należy wpisać przy zawieraniu umowy. Ten projekt nie jest zawartą umową powierzenia.

Przedmiotem jest przechowywanie, organizowanie, udostępnianie uprawnionym użytkownikom, eksportowanie, zabezpieczanie, odtwarzanie i usuwanie dokumentacji HVAC przez czas świadczenia usługi oraz uzgodniony okres zwrotu/usunięcia. Kategorie osób: użytkownicy i pracownicy organizacji, osoby kontaktowe klientów, osoby wskazane w dokumentach i podpisach. Dane: identyfikacyjne i kontaktowe, adresy, historia prac, treść protokołów, zdjęcia, podpisy i pliki. Szczególne kategorie danych nie są celem usługi; ich planowane użycie wymaga oddzielnej oceny i ustaleń.

Polecenia administratora

HVADAC będzie przetwarzać powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora, w tym przy transferach, chyba że przepis wiążący podmiot przetwarzający wymaga inaczej; w takim przypadku uprzednio poinformuje administratora, o ile prawo tego nie zabrania.

Polecenia wynikają z uzgodnionej konfiguracji, uprawnionych działań użytkowników i zweryfikowanych zgłoszeń administratora. Polecenia sprzeczne z przepisami będą sygnalizowane administratorowi. Nie wolno używać dokumentacji klienta do niezależnych celów reklamowych ani trenowania modeli bez odrębnej ważnej podstawy i uzgodnienia.

Poufność i dostęp

Dostęp otrzymują wyłącznie upoważnione osoby zobowiązane do poufności lub objęte odpowiednim obowiązkiem ustawowym. Nadawanie i odbieranie dostępu, konta operatorów i wyjątkowe operacje serwisowe podlegają ewidencji. Administrator odpowiada za role osób w swojej organizacji; operator odpowiada za swój personel i dostawców w uzgodnionym zakresie.

Środki techniczne i organizacyjne

Istniejące środki obejmują role i RLS z izolacją organizacji, weryfikację własności zasobów, limity operacji, walidację plików, TLS na publicznych połączeniach oraz kontrolę sesji. Kopie AWS są szyfrowane age przed transferem i dodatkowo SSE-S3, z wersjonowaniem i Object Lock; klucz odtworzenia jest poza serwerem.

Dane offline pozostają w magazynach przeglądarki urządzenia. Nie deklarujemy dodatkowego szyfrowania całej aktywnej bazy, wszystkich wolumenów ani IndexedDB kluczem niezależnym od urządzenia. Ochrona urządzeń, aktualizacje, ograniczenie personelu, reakcja na alarmy i próby odtworzenia stanowią część uzgodnionego bezpieczeństwa. Należy regularnie oceniać adekwatność środków do ryzyka.

Dalsi dostawcy

Lista do zatwierdzenia przed zawarciem umowy: OVH (hosting), AWS (szyfrowane kopie i monitoring), Resend (wiadomości), Cloudflare Turnstile (ochrona przed automatycznymi żądaniami). Rola OpenStreetMap/geokodera i Google Maps wymaga odrębnej oceny zgodnie z rzeczywistym przepływem; samo umieszczenie dostawcy na tej liście nie przesądza, że jest podmiotem przetwarzającym.

Należy uzgodnić pisemne szczegółowe albo ogólne upoważnienie do dalszego powierzenia. Przy ogólnym upoważnieniu operator uprzednio informuje o zamierzonych zmianach i zapewnia uzgodnioną możliwość sprzeciwu. Na dalszy podmiot nakłada równoważne obowiązki ochrony danych; pozostaje odpowiedzialny wobec administratora za ich wykonanie. Termin informowania i ścieżkę sprzeciwu należy ustalić przed podpisaniem.

Pomoc przy prawach osób

Operator przekazuje otrzymane żądania właściwemu administratorowi i pomaga, stosownie do charakteru przetwarzania, przy dostępie, sprostowaniu, usunięciu, ograniczeniu, sprzeciwie i przenoszeniu. Nie wysyła całej bazy organizacji bez kontroli zakresu. Wyszukiwanie obejmuje również pliki i wolny tekst oraz ochronę praw innych osób.

Z uwzględnieniem dostępnych informacji operator pomaga administratorowi w ocenie ryzyka, bezpieczeństwie, zgłoszeniach naruszeń, ocenie skutków i konsultacjach, gdy są wymagane. Koszty ponadstandardowych prac i kontakty operacyjne powinny być uzgodnione przed zawarciem umowy, bez pozbawiania osób ich praw.

Naruszenia i współpraca

Operator informuje administratora bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia ochrony powierzonych danych. Przekazuje dostępne informacje o charakterze, zakresie, możliwych skutkach i środkach zaradczych oraz uzupełnia je w miarę ustaleń. Zabezpiecza dowody i dokumentuje działania.

Administrator ocenia obowiązki zgłoszenia organowi i osobom. Termin 72 godzin dotyczy zgłoszenia przez administratora organowi w warunkach art. 33 RODO; nie jest przyznanym operatorowi czasem na wstrzymanie informacji dla klienta. Kanał alarmowy i zastępstwo osób decyzyjnych wymagają uzgodnienia.

Zwrot, usunięcie i backup

Po zakończeniu świadczenia, według wyboru administratora, dane należy zwrócić lub usunąć wraz z istniejącymi kopiami, chyba że prawo wymaga przechowywania. Format eksportu, termin realizacji, wyjątki i dowód wykonania określa uzgodniony plan zakończenia.

Blokada Object Lock może uniemożliwiać natychmiastowe usunięcie elementu archiwum. Do wygaśnięcia kopie pozostają ograniczone do odtwarzania, pod kontrolą dostępu i retencji. Należy uzgodnić ten cykl z administratorem; nie oznacza on dowolnego zachowania danych. Rejestr wykonanych usunięć i ograniczeń poza odtwarzaną kopią musi być zastosowany przed wznowieniem produkcji.

Informacje i audyty

Operator udostępnia informacje niezbędne do wykazania wykonania obowiązków i umożliwia audyty oraz inspekcje administratora lub upoważnionego audytora. Organizacja audytu chroni dane innych klientów, tajemnice i bezpieczeństwo; nie może pozbawiać administratora uprawnień wynikających z przepisów.

Raport techniczny, skan podatności i test izolacji nie są certyfikatem ISO ani poświadczeniem pełnej zgodności z RODO. Zakres i datę każdego dowodu należy wskazywać oddzielnie.

Transfery i wejście w życie

Każdy transfer poza EOG wymaga oceny, udokumentowanej instrukcji w odpowiednim zakresie i właściwego mechanizmu zgodnego z rozdziałem V RODO. Przed podpisaniem należy potwierdzić lokalizacje, dalszych dostawców i dostęp z państw trzecich; region S3 nie rozstrzyga całego łańcucha dostawców.

Projekt nie jest aktywny przez samo opublikowanie. Warunkiem zawarcia są identyfikacja stron, uzgodnione instrukcje, lista dostawców, środki bezpieczeństwa, retencja, kontakty i utrwalone przyjęcie zgodnej wersji przez uprawnione strony.